Každé město a obec musí mít dle zákona vlastní elektronickou spisovou službu. V praxi to znamená, že musí v elektronické podobě zaznamenávat a ukládat všechny úřední dokumenty. Spisová služba musí být chráněná proti úniku dat a splňovat veškeré požadavky na ochranu osobních údajů. Pro řadu obcí v Libereckém kraji je pořízení takového informačního systému finančně náročné. Kraj jim proto umožňuje zdarma využívat krajský informační systém pro elektronickou spisovou službu, který od roku 2014 provozuje ve vlastním datovém centru. Možnost hostování v rámci krajské elektronické služby dosud využilo 15 obcí.
„Některé obce stále používají jako spisovou službu excelovskou tabulku nebo jiné dostupné systémy, které jsou možná levné, ale uživatelsky nepřívětivé a zejména neodpovídající současným zásadám kybernetické bezpečnosti a novému obecnému nařízení o ochraně osobních údajů GDPR,“ vysvětluje statutární náměstkyně hejtmana pro řízení ekonomiky, správy majetku a informatiky Jitka Volfová a zdůrazňuje: „Zákon sice používání elektronické spisové služby vyžaduje, ale už neřeší, jak má vypadat. Obce se tak ocitají v nelehké situaci. Kraj jim proto nabízí jednoduché a bezplatné řešení.“
Kraj začal provozovat elektronickou spisovou službu ve svém datovém centru před čtyřmi lety, aby ji mohly používat organizace zřizované krajem, např. školy a sociální zařízení. „Krajským organizacím to značně usnadnilo práci a pro kraj bylo takové řešení mnohem levnější, než kdyby vynakládal prostředky na pořizování a správu elektronické spisové služby pro každou ze svých organizací zvlášť. Následně kraj tuto službu nabídl i obcím na svém území. Zdarma mají rovněž školení, konzultace, zálohování dat, legislativní upgrady systému a další činnosti, které správa takového systému vyžaduje,“ doplňuje náměstkyně Volfová.
Hostovaná spisová služba Libereckého kraje je propojená s informačním systémem datových schránek. Její vedení je uživatelsky přívětivé a bezpečné. Data, která jednotliví uživatelé pořizují a zpracovávají, jsou uložena v datovém centru Libereckého kraje, a to plně v souladu s nařízením GDPR a Zákonem o kybernetické bezpečnosti. „O vše se na kraji stará odbor informatiky Krajského úřadu Libereckého kraje, kam se také mohou zájemci o hostování elektronické služby z řad obcí obrátit s žádostí o její užívání. Platí to samozřejmě i pro ty nejmenší obce v kraji, kterým toto řešení může významně ulehčit život,“ uzavírá náměstkyně Volfová.
Spisová služba je páteřním informačním systémem každého úřadu. Používání elektronické spisové služby vyžaduje po obcích Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě v platném znění a vyhláška Ministerstva vnitra č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby povinnost vést spisovou službu, včetně dodržování požadavků národního standardu pro elektronické spisové služby.
Zdroj: KÚLK (TZ Filip Trdla)
